Статьи о почте

Новости

Все новости

Разное в мире IT

Все заметки

mailinfo.ru - Статьи о почте

Экономичный вариант построения корпоративной почты для малых предприятий

Прислал(а) Игнатьев Игорь [11 сентября 2002]

раздел: [Почта в различных ОС]

По ряду причин мне часто приходится посещать различные предприятия в Волжском и с каждым таким знакомством про себя отмечаешь высокий рост общей компьютеризации в городе. Это откровенно радует. Еще каких-то 5-7 лет назад наличие собственной LAN на небольшом предприятии выглядело как что-то совсем заоблачное, сверх-ультра-высокотехнологичное. На больших предприятиях это нормальное явление. Там всегда были заинтересованы в экономической отдаче от вложенных средств и, поэтому, внутри больших предприятий сразу начали строить сети. Сегодня в Волжском, по моим подсчетам, есть не менее 5-6 настоящих сетей, объединяющих в единое целое до 100 и более компьютеров. Прежде всего, это ОАО Электросвязь, Оргсинез, Волжский трубный завод, Волтайр, ОАО Поволжье.

Но кроме мира больших сетей, оказывается, как грибы после дождя сегодня выросли крохотные их собратья - сеточки-сетёшки - где число машин редко превышает десяток. Вот им мы и попробуем помочь в этой статье в деле создания корпоративной почты.

"Ты помнишь, как все начиналось? Все было впервые и вновь. Как строились лодки и лодки звали ..." (Машина Времени).

А обычно все начинается в небольшом предприятии так: Шеф покупает себе компьютер и самостоятельно пытается вести всю деловую документацию и переписку. Потом он уже физически не может этого делать и в офисе появляется второй компьютер - у главного бухгалтера. Дела идут, фирма подрастает и вот уже третий PC у менеджера по продажам, далее на складе и ... пошло поехало. Жужжат 5 вентиляторов НЕЗАВИСИМО друг от друга, носятся сотрудники из комнаты в комнату, перенося на дискетах WinWORD и Exel файлы для печати и правки. В конце-концов появляется молодой человек, который обвязывает это хозяйство при помощи Ethernet в сетёшку. Дискеты уже забыты, теперь все файлы используются через общие (расшаренные) каталоги - Network, однако! Но, как правило, на этом вся коммуникация и заканчивается.

Чуть позже шеф берет себе коммутируемый доступ в internet. У него есть один e-mail, с которого проводится вся официальная переписка фирмы. Но этого явно не достаточно для удовлетворения информационного голода всех работников предприятия. Как обойти эту проблему начальники обычно не знают и стараются решить "в лоб". Заказывают у провайдера еще один дополнительный почтовый ящик, неся при этом неоправданные затраты. А что делать, если необходимо иметь как минимум 5 или больше e-mail на предприятие? В итоге получается цифра, которая отпугнет любого, даже самого продвинутого руководителя.

Казалось бы, чтобы обеспечить всех сотрудников электронной почтой на предприятии следует установить собственный почтовый сервер. А это значит как минимум, покупка еще одного отдельного компьютера плюс необходимое программное обеспечение для него, которое исчисляется не одной сотней долларов. Оговоримся сразу, что тут и далее мы исходим из реалий жизни, которые говорят нам, что 99,9 процентов на местах используется операционная система Windows, в различных её вариациях - Win95/98, Windows NT/2000.

На самом деле решение этого вопроса не составляет большого труда и не требует денежных затрат. Причем построить собственную почтовую систему для фирмы можно при помощи совершенно бесплатного программного обеспечения.

О том, как и что для этого нужно.

Рассмотрим стартовые условия фирмы. Сейчас у фирмы есть:

  • Компьютер с модемом, для выхода в internet;
  • Этот компьютер связан с другими машинами в конторе при помощи LAN;
  • У начальника есть единственный почтовый ящик firma@provider.ru
  • Что фирме надо: Сегодня фирме нужно организовать собственную почтовую систему предприятия и обеспечить всех сотрудников личными электронными адресами. Мы хотим самостоятельно решать задачу кому и сколько раздавать e-mail\'ов и мы не хотим зависеть от провайдера.

    Предположим, для начала нужно обеспечить почтой 3-х главных специалистов с личными электронными адресами типа:

  • direktor@firma.provider.ru
  • market@firma.provider.ru
  • delivery@firma.provider.ru
  • Достигается это решение через т.н."виртуальный почтовый домен". Звучит мудрено, но общая его мысль весьма проста - провайдер должен так настроить свой почтовый сервер, чтобы вся почта, отправленная адресатам перечисленным выше, складывалась в уже существующий почтовый ящик - firma@provider.ru

    Это и есть "виртуальный почтовый домен". Для провайдера такая задача не сложна и цена такой услуги оказывается уже ниже, чем покупка третьего отдельного дополнительного почтового ящика.

    Итак, вы заказываете собственный почтовый домен. Теперь в ящике firma@provider.ru на сервере провайдера накапливается почта для работников.

    Вторая задача - как и чем эту почту забрать, чтобы потом на месте автоматически раздать её сотрудникам. Причем это нужно делать автоматически, без участия человека, у фирмы просто нет лишних денег на содержание системного администратора или кого бы то ни было, который бы эту почту разгребал в ручную.

    Почтовый сервер ProSysMAIL

    Виртуальный почтовый сервер - Prosysmail
    Я предлагаю обратить внимание на замечательную программу - ProSysMAIL. Эта программа написана нашим соотечественником. Автор проекта: Николай Вендель http://prosysmail.chat.ru/ В исходном архиве PSMail.ZIP "весит" всего 419Кбайт. Кстати, в 22.04.2000 ProSysMAIL получил награду GOOD! от каталога SoftList.

    Вот что говорит сам разработчик программы о почтовом сервере ProSysMAIL:

    Мы представляем Вам новый почтовый сервер ProSysMAIL. Мы старались сделать программу как можно более функциональной и удобной в использовании для Вас. Мы надеемся, что наш программный продукт удовлетворит всем Вашим требованиям и поможет Вам эффективнее организовать доставку электронной почты на Вашем предприятии. ProSysMAIL позволит Вам:

  • Организовать работу почтового сервера POP3/SMTP внутри Вашего офиса
  • Организовать доставку почты с внешнего сервера Вашего Интернет-провайдера и рассылку пользоватям внутри офиса
  • Организовать доставку почты от пользователей внутри офиса в Интернет через сервер Вашего провайдера
  • Работать нескольким офисам (например центральный офис, представительства, квартиры сотрудников) используя одно доменное имя
  • Организовать доставку почты между несколькими офисами не устанавливая при этом почтовый сервер удаленного доступа, т.к. вся доставка будет происходить через сервер Интернет-провайдера.
  • Получать только ту почту которую действительно нужно получить

    Системные требования почтового сервера ProSysMail

    Для нормальной работоспособности программы необходимы следующие условия:
  • На сервере, куда будет устанавливаться ProSysMAIL должна быть установлена Windows 95/98/NT
  • В локальной сети должен нормально функционировать протокол TCP/IP
  • Сервер должен иметь доступ к внешнему почтовому Интернет-серверу (должен быть установлен модем или выделенная линия)
  • На серверах клиентах должен функционировать протокол TCP/IP и установлены программы клиенты, способные работать с серверами POP3/SMTP
  • Итак, ProSysMail будет с успехом работать на любой из ваших Windows 95/98/NT, причем, он даже не требует инсталляции в систему. Для начала получите дистрибутив PSMail.zip можно забрать прямо с сайта разработчика - http://prosysmail.chat.ru/psmail.zip (420Кбайт). Разархивируйте в любой каталог, например, C:prosysmail В каталоге появятся 3 файла:

  • Psmail.exe (940 Кб) - это сам почтовый сервер
  • PSMAIL.INI (Конфигурационный файл)
  • Psmail.lng

    Теперь просто запускаем Psmail.exe Программа тут же свернется в системный трей в виде пиктограммы почтового конверта. Самое время приступать к его настройке. Правой кнопкой отрываем меню и выбираем пункт "Конфигурация". Откроется окно, в котором в виде группы пиктограмм будут доступны следующие меню:

  • Настройки
  • Соединения
  • Почтовый клиент
  • Рассылки
  • Почтовый сервер
  • Правила
  • Расписание
  • Пользователи
  • Отметим сразу, что не все они сегодня работают, например, "Правила" и Рассылки" - зарезервированы для дальнейших версий, но в нашем случае их отсутствие несущественно. Сейчас для нас важно определить самих себя как почтовой сервер, для этого, как ни странно, отрываем свойство "Почтовый клиент", в котором видим 2 закладки:
  • Получение (POP3)
  • Отправка (SMTP)
  • Получение почты (POP3)
    Фактически тут мы сделаем те же настройки как для обычной почтовой программы, которая будет забирать всю скопившуюся у провайдера почту из одного ящика - firma@provider.ru.В поле "Сервер входящей почты" вписываем имя сервера нашего провайдера. В полях "Учетная запись" и "Пароль" впечатываем реквизиты для почтового ящика firma@provider.ru

    В поле "Порт" записано 110, оставляем без изменений. А в поле почтовый домен обязательно запишем имя нашего виртуального почтового домена - FIRMA.PROVIDER.RU - на этот домен мы настраиваем свою программу.

    Быстро отмечаем галочками два поля - "Получать почту только для зарегистрированных пользователей" и "Принимать сообщения с нераспознанным получателем" и переходим ко второй главной закладке - Отправка (SMTP).

    Отправка почты (SMTP)
    Там еще проще - просто вписываем в поле имя почтового сервера SMTP провайдера, на который мы собираемся отправлять всю внешнюю почту в интернет, и заодно отмечаем галочками все check-box. Все, почтовый клиент настроен. Машина знает, к какому почтовому серверуей следует подключаться для отправления почты и из какого почтового ящика она должна получать всю скопившуюся корреспонденцию. Но пока она еще не знает, КАКИМ ОБРАЗОМ ей это можно делать.

    Для этого ей нужно использовать модем. Хорошо, объясним программе, что у нас уже есть настроенное соединение с интернет через модем. Для этого в окне "Конфигурация" находим и отрываем пиктограмму "Соединения".

    "Соединение" - с этим еще проще, заполним нужные поля телефонным номером провайдерского модемного пула и запишем свою учетную запись и пароль на соединение с интернет (account). Отлично. Теперь программа "знает" не только КУДА ей следует обращаться, но и КАКИМ ОБРАЗОМ (через модем) она сможет этого достичь.

    Дело за малым - осталось только выяснить как часто ваша программа... Простите, это уже почтовый сервер, - КАК ЧАСТО ваш почтовый сервер будет использовать модемные сеансы связи с интернет.

    Для этого естественно, откроем пиктограмму "Расписание". Там все ясно и без подробных разъяснений. Указываем, в какие дни мы будем работать.

  • Понедельник, вторник, ... - Да
  • Суббота, Вск - Нет.
  • Забирать почту через - 30 минут.

    Все готово. Вам осталось только "раздать" почтовые адреса сотрудникам. Для этого в начале их следует создать на вашем почтовом сервере. Мы говорили о том, что вам нужны для начала только 3 почтовых ящика:

  • Для директора direktor@firma.provider.ru
  • Для менеждеров market@firma.provider.ru
  • Для отдела доставки delivery@firma.provider.ru
  • Открываем пиктограмму "Пользователи". Жмем кнопку "Добавить" и в открывшиеся поля вводим "Имя"- direktor, в поле "Пароль" - будущий почтовый пароль на почту вашего директора. Обратите внимание, что в поле "Имя" мы вводили не полностью e-mail директора, а только имя его почтового ящика. Так постепенно перечислим всех троих.

    На этом настройка вашего почтового сервера закончена. Он готов к работе. Точнее уже работает, если вы запустили программу ProSysMail. Через указанный вами промежуток (30 минут) модем должен автоматически набрать номер, соединиться с почтовым сервером провайдера и получить/отправить всю почту. Далее он просто "кладет трубку" и ждет следующие 30 минут. Длительность сеанса связи зависит от объема получаемой корреспонденции, если на стороне провайдера почтовый ящик пуст, то она не превышает 5-10 секунд.

    Проверка работоспособности. Проверка работоспособности (не побоимся этого слова) вашей корпоративной почтовой системы состоит как минимум из 2-х этапов - "Локальная" и "Клиентская сетевая". Названия эти условны.

    Начнем с "Локальной" проверки. "Локальная" она в том смысле, что создание письма, его отправка и получение не выйдет за рамки вашего почтового сервера, на котором трудится ProSysMail.

    В любой почтовой программе создадим новый почтовый ящик "Direktor", только в качестве почтового сервера отправки и приема сообщений (SMTP/POP3) мы будем использовать свой собственный ProSysMail. Для этого в полях имя сервера SMTP/POP3 запишем либо "127.0.0.1", либо "localhost", кому как больше нравится. Результат будет один - когда почтовая программа попытается отправить/получить письмо, то она станет работать с нашим ProSysMail, который также работает на одной машине с почтовой программой. Отсюда термин - "Локальная" проверка.

    Для начала напишем и отправим письмо самому себе. Т.е. от direktor@firma.provider.ru на адрес direktor@firma.provider.ru

    Письмо "ушло". Отлично. Убедиться в этом можно, если по иконке в трее, отрыть меню "Список сообщений на сервере". Кстати, физически письма ложатся в файл psmail.in, а вся работа сервера документируется через лог-файл - psmail.log, который всегда можно просмотреть.

    Теперь получим письмо локальным почтовым клиентов. Если все прошло хорошо, можно приступать к "Клиентской сетевой" настройке.

    "Клиентская сетевая" проверка. Эта часть касается только настроек почтовых клиентов (почтовых программ) ваших сотрудников, которые будут получать свою почту от вашего сервера ProSysMail по локальной сети. Для этого нужно посмотреть какой IP-адрес имеет сервер ProSysMail. В Windows95/98 достаточно ввести команду на сервере - "winipcfg". Тот IP-адрес который она вам покажет, вы и будете использовать для настроек почтовых программ на других компьютерах в сети предприятия.

    Например, у менеджеров по маркетингу, чей компьютер стоит в соседнем помещении, в почтовой программе OutlookExpress создайте новую учетную запись - MARKET. Где в качестве сервера SMTP и POP3 укажите IP-адрес, полученный командой winipcfg на вашем почтовом сервере. Естественно, почтовое имя (market) и его пароль должны совпадать с записями на сервере ProSysMail. Тестирование проводим по той же незамысловатой схеме - "Шлем письмо самому себе". Потом отправим письмо с адреса market@firma.provider.ru на адрес direktor@firma.provider.ru.Быстренько перебежим обратно в комнату, где у нас стоит почтовый сервер ProSysMail и в "директорской" почтовой программе получим письмо. Все, локальная почта у вас уже работает. Можете с директора требовать премиальные ...

    Хотите проверить, как у вас будет работать "глобальная" почта? Это также очень просто. Создайте себе почтовый ящик на любой бесплатной почтовой службе, в которых сегодня недостатка нет. Затем с компьютера менеджеров по маркетингу отправьте туда письмо. Как только это вы сделаете, практически мгновенно должен включиться модем на сервере ProSysMail и отправить его на сервер провайдера. Схема движения письма будет такой: Компьютер менеджеров --> сервер ProSysMail --> сервер провайдера --> Internet. Как видите все очень просто и рационально.


    Наше описание было бы не полным, если не упомянуть еще одну замечательную программу Courier Mail Server (CMS), написанную Романом Ругаленко courierms@narod.ru .

    Почтовый сервер - Courier Mail Server

    Почтовый сервер Courier Mail Server

    Отличительные свойства Courier Mail Server, пожалуй, еще большая компактность - сама программа сервера занимает на диске 301 Кбайт (против 904 Кбайт у ProSysMail). У нее еще больше возможностей. Прежде всего, это т.н. "IP фильтр" для блокирования нежелательных подключений. С его помощью вы гибко сможете задавать правила на то, кто и от куда сможет работать с вашим сервером. Второе отличие это возможность CMS использовать внутренний "Сортировщик". С его помощью вы сможете назначить правила, согласно которым письма будут перенаправляться в зависимости от присутствия в заголовке (headrer) писем определенных ключевых слов. Например, можно определить правило, по которому все письма, в теме которых встречается слово "Срочно", будут принудительно перенаправляться на адрес вашего директора direktor@firma.provider.ru и т.п. Courier Mail Sever имеет более продвинутый графический интерфейс, а т.ж. выпущенную недавно в апреле 2002 года дополнительную утилиту CMSLog.exe для просмотра лог-фалов.

    Просмотр логов в почтовом сервере - Couries Mail Server

    Последнюю версию Courier Mail Server 1.5 beta вы можете получить с сайта автора по адресу http://courierms.narod.ru/. Вышла она буквально на днях - 30 апреля 2002 года. И в значительной степени претерпела изменения в лучшую сторону. В новой версии Вас ожидает:
  • Сортировщик почты;
  • Заново переписанное ядро SMTP и POP3 серверов;
  • Возможность запускать программу как сервис NT;
  • IP фильтр, позволяющий разрешать/запрещать подключение с заданных IP адресов;
  • SMTP клиент умеет аутентифицироваться на SMTP сервере методами PLAIN, LOGIN и CRAM-MD5;
  • Ручной запуск/останов серверов;
  • Возможность отключения учетных записей;
  • Имена почтовых ящиков теперь нечувствительны к регистру. Подробнее об изменениях в CSM вы можете узнать на http://courierms.narod.ru/whatsnew.html

    "Courier Mail Server" отмечен высшей наградой "COOL!" от каталога LISTSOFT.Ru http://www.listsoft.ru/. Что позволяет его рекомендовать первым для тех, кто наконец-то решился строить собственную почтовую систему.

    Правила настройки почтового сервера на базе "Courier Mail Server" практически ничем не отличаются от описанных выше процедур для ProSysmail. Методика тестирования та же.


    Выводы
  • Если фирма думает о получении второго-третьего дополнительного почтового ящика, то вопрос о приобретении собственного почтового домена уже выгоднее. Т.к. месячная оплата 3-х ящиков вам обойдется в 15$, а работа с собственным почтовым доменом и неограниченным числом почтовых адресов в 5$.
  • Если вы работаете на платформе Windows, ничего дешевле, чем использование программ "Courier Mail Server" и "ProSysMail" вы просто не найдете. Дешевле только отсутствие всякой e-mail на предприятии. Мною было перепробованно в разное время около десятка всевозможных "забугорских" программ такого класса. Точно говорит русская пословица - "От добра, добра не ищут". Ни одна из них так и не смогла войти в наш сегодняшний обзор, т.к. всех их объединяет либо полная неработоспособность, либо триальная жадность. Которая крепкой рукой в shareware\'ной рукавице будет держать вас за горло, требуя вознаграждения за свое использование. Никто вас не упрекнет и не накажет за использование нелицензионного софта, т.к. обе программы распространяются совершенно свободно. За что хочется сказать большое спасибо их авторам: Николаю Венделю (ProSysMail) vendel@stomed.kost.kz и Роману Ругаленко (Courier Mail Server) courierms@narod.ru
  • Вам не потребуется никаких дополнительных затрат на покупку отдельного компьютера, т.к. предлагаемый софт можно без особых хлопот поставить на компьютер уже оснащенный модемом и имеющий выход в интернет.
  • Сам себе режиссер. В ваших руках полная самостоятельность в принятии решения - кому стоит давать почтовый ящик от фирмы, а кому - нет. Полная подконтрольность почтового процесса на предприятии. Эту куда лучше того решения, которые мне приходилось наблюдать на фирмах в Волжском. Когда руководство просто раздает единственный account на выход в internet всем своим сотрудникам, в надежде на то, что они заведут себе в бесплатных службах e-mail. И создается мнимое ощущение того, что на фирме с обеспечением электронной почтой все ОК.
  • Если перечисленные доводы вас убедили, тогда вперед, на освоение новых просторов:
  • Получить ProSysMail можно тут - http://prosysmail.chat.ru/psmail.zip
  • Получить Courier Mail Server можно тут - http://courierms.narod.ru/

    Теперь, когда все опробовано и работает как часы, вы можете важно раздувать щеки от мысли, что отныне на вашем предприятии все сотрудники укомплектованы индивидуальными E-Mail - от директора до последнего сантехника.

    А не фантастика ли все это, спросите вы. Нет. Таким образом в Волжском работает уже не одно предприятие и не один год. И это не маленькие фирмы, а вполне солидные конторы, например, так ведет свой почтовый бизнес ОАО "Волжский хлебокомбинат", Городская Дума, Волжский Азотно-Кислородный завод и другие.

    Далее вы можете пофантазировать и, возможно, захотите раздавать электронную почту не только сотрудникам, находящимся в одном с вами помещении, но и тем, кто находится в удаленных филиалах вашей фирмы. Что ж, и это не большая проблема. Вам только потребуется создать для них новые ящики на своем почтовом сервере и включить на нем службу RAS (Remote Access Service), , чтобы ваши филиалы могли соединяться с вашим центральным сервером и передавать/принимать от него почту. Но это уже совсем другая история...


    См. также: Свой личный почтовый сервер (на примере Courier Mail Server).
  •