Статьи о почте

Новости

Все новости

Разное в мире IT

Все заметки

mailinfo.ru - Статьи о почте

Секреты электронной почты - Microsoft Outlook

Прислал(а) Редакция PC Computing. [12 января 2002]

раздел: [Почтовые клиенты]

ZDNet.ru

Outlook управляет не только электронной почтой, но и другой персональной информацией. Эта программа предлагает широкие возможности по организации всей работы. Она бесплатно прилагается к каждой копии комплекса Microsoft Office и поддерживает связь со всеми его приложениями.

Избавление от спама в Microsoft Outlook

Фильтры Outlook позволяют отсеять спам и сообщения категории «только для взрослых» еще до того, как они попадут в почтовый ящик. Чтобы включить эти фильтры, выберите папку Inbox, затем Tools, Organize. Откроется окно Organize, напоминающее Web-браузер.

Кликните на ссылке Junk E-Mail, выберите Move первом поле падающего списка, затем — Junk E-Mail во втором, так чтобы была выбрана опция Automatically Move Junk Messages to Junk E-Mail (автоматически переносить ненужные сообщения в мусорную корзину). Теперь кликните на кнопке Turn On. В следующей строке выберите Move, затем Junk E-Mail, так чтобы в ней стояло: Automatically Move Adult Content Messages to Junk E-Mail (автоматически переносить сообщения «только для взрослых» в мусорную корзину). Кликните на кнопке Turn On.

Чтобы назначить исключения для этих фильтров, выберите Tools, Rules Wizard; кликните на ссылку Exception List в рамке Rule Description и нажмите на кнопку Add, затем укажите любой e-mail-адрес, который не должен рассматриваться как спам независимо от содержания сообщений.

Еще несколькими щелчками мыши создается список отправителей спама, который можно пополнять по мере поступления новой корреспонденции. Когда ненужное письмо проскальзывает через фильтр, откройте его и выберите Action, Junk E-Mail; затем Add to Junk Senders List.

Уборка начисто в Microsoft Outlook

Для начала встроенные спам-фильтры Outlook годятся, но они несовершенны. Чтобы отрегулировать их, отредактируйте правила Outlook Rules вручную или воспользуйтесь следующим простым приемом: найдите файл FILTERS.TXT, который обычно расположен в папке C:/Program Files/Microsoft Office/Office, откройте его в Notepad и отредактируйте/удалите имеющиеся там правила или добавьте новые. Правила вступят в силу со следующим запуском Outlook.

Упрощение вложений в Microsoft Outlook

С вложениями электронной почты много возни: файлы часто приходят испорченными или засоряют сеть из-за большого размера. К счастью, Outlook 2000 иногда позволяет делать так, что получатель может читать файл прямо в письме. Это достигается тем, что Outlook отправляет файл как HTML-сообщение. Чтобы воспользоваться этим удобным средством, отправьте файл из основного приложения — например, Word или Excel. Затем выберите File, Send To, Mail Recipient. Получатель сможет видеть файл — и работать с ним — внутри сообщения, при условии, его e-mail-клиент поддерживает HTML.

Упрощенная организация работы в Microsoft Outlook Фильтры, или правила, применяются не только во входящей почте. Функция Outlook Run Rules Now позволяет легко очистить почтовый ящик, забитый всякой всячиной. Выберите Inbox и меню Tools, затем Rules Wizard и кликните на кнопке Run Now. Правило можно применить ко всему почтовому ящику или только к определенным его отделениям.

Сортировка почты в Microsoft Outlook

Outlook отображает сообщения в специальных настраиваемых представлениях, которые могут упростить работу. Например, представление View Messages with AutoPreview позволяет видеть информацию полей From, Subject и Received вместе с первыми тремя строками самого сообщения. А если выбрать View, Current View, By Follow-up Flag, то почтовый ящик сразу отсортируется таким образом, что сообщения, помеченные флагом, окажутся вверху и предъявят содержимое своих полей: флага, Due By, From, Subject и Received. Выбрав представление Last Seven Days, вы увидите только сообщения за последнюю неделю. Можно отсортировать содержимое почтового ящика и так, чтобы прослеживались дискуссии. Для этого перейдите в режим представления By Conversation Topic. Сообщения распределятся по темам в соответствии с полем Subject и выстроятся в иерархическом порядке. Представление Message Timeline распределяет содержимое почтового ящика по удобной линии времени, так что виден диапазон дат их поступления.

Ускоренный доступ к файлам в Microsoft Outlook

Если вы часто вкладываете файлы в свои письма, воспользуйтесь следующим полезным советом: создайте специальную папку для хранения копий всех файлов, вложенных в исходящие сообщения, например, D:/ATTACHMENTS. Это позволит возвращаться к оригинальной версии файла. А так как диалоговое окно Insert File имеет привычку переходить в текущий каталог, это заставит Outlook обращаться к папке вложений всякий раз, когда нужно присоединить файл к письму. Создайте новое сообщение и кликните на Insert, File, а в поле имени файла введите D/:ATTACHMENTS/*.ZIP; затем нажмите на клавишу табуляции. Получится нужный каталог, отфильтрованный по всем файлам .ZIP (созданное сообщение можно отменить). Фокус в том, что теперь ваш каталог и критерий фильтра находятся в падающем списке File Name. В следующий раз, вставляя файл, кликните на Insert, File; откройте список File Name и выберите каталог и фильтр. Вы получите отфильтрованный список файлов нужного каталога. Тот же прием можно использовать для создания папки/фильтра с файлами других типов, обычно вкладываемых в письма, например, DOC и XLS.

Шпаргалка Microsoft Outlook

Если трудно запомнить клавишные команды, воспользуйтесь следующим советом: выберите Tools, Customize, Options и отметьте поля Show ScreenTips on Toolbars и Show Shortcut Keys in ScreenTips. Теперь всякий раз, подводя курсор к той или иной кнопке панели инструментов, вы будете видеть ее описание и соответствующее ей сочетание клавиш (в скобках).

Исчерпывающий календарь Microsoft Outlook

Бесплатное дополнение Economist Diary Companion вносит в календарь Outlook информацию о праздниках, культурных и спортивных мероприятиях, событиях деловой и финансовой жизни, а также торговых ярмарках в США, Англии, Франции и Германии. Его удобный справочный раздел помогает конвертировать валюту, ориентироваться в единицах меры и веса и временных поясах. Его можно загрузить по адресу:officeupdate.microsoft.com/2000/downloadDetails/ediary99.htm.

Специальные клавиши Microsoft Outlook

Ctrl-Shift-I Открыть папку Inbox.
Ctrl-KСовместить текст в поле То с информацией из адресной книги.
Ctrl-Shift-O Преобразовать сообщение HTML или RTF в простой текст (внутри сообщения).
Ctrl-Shift-O Перейти в папку Outbox.
Ctrl-Q Пометить сообщение как прочитанное.
Ctrl–пробел Отменить форматирование.
F3 Выполнить развернутый поиск.

Борьба с вирусами Microsoft Outlook

Чтобы не бояться e-mail вирусов, скачайте последнее защитное дополнение Microsoft Outlook 2000 Email Attachment Security Update по адресу:officeupdate.microsoft.com. Здесь же есть и аналогичные дополнения для Outlook 97 и Outlook 98.

Выключение панели Outlook

От панели Outlook легко избавиться, выбрав View и кликнув на Outlook Bar. Дерево каталогов в стиле интерфейса Exchange или Windows Explorer легко получить, выбрав View и кликнув на Folder List.

Обычно фраза, используемая при поиске, может иметь несколько различные написания. Допустим, что нужно найти отправленные сообщения, содержащие либо PC Computing, либо PC/Computing. Чтобы воспользоваться логической функцией ИЛИ, выберите папку Sent, нажмите на клавишу F3 и кликните на вкладке Advanced. Кликнув на кнопке Field, выберите Frequently-Used Fields, затем Message, примите ограничивающее условие, введите в поле Value PC COMPUTING и кликните на кнопке Add to List. Теперь добавьте другое ограничивающее условие для поля Message, введите PC/COMPUTING, кликните на кнопке Add to List и на Find Now.

Несмотря на то, что в диалоговом окне Advanced Find Outlook нет запросов с булевыми функциями, их все же можно использовать. Допустим, нужно найти все отправленные письма со словами katie и fyi в тексте. Выберите папку Sent, нажмите на клавишу F3 и кликните на вкладке Advanced. Затем кликните на кнопке Field, выберите Frequently-Used Fields, затем Message, примите условие ограничения по умолчанию, введите в поле Value текст katie fyi (под знаком пробела Outlook подразумевает логическое И), кликните на кнопке Add to List и на Find Now.